تعرف على مراحل إدارة المشاريع الناجحة و التخطيط لها :-
تتطلب إدارة المشاريع المختلفة العديد من الدراسات الدقيقة لتحقيق النجاح الظاهر، حيث أن علم الإدارة بشكل عام من أبرز العلوم المتعلقة بحياة الإنسان، فهو يهدف إلى تنظيم عمليات إدارية مختلفة على اختلاف أنواعها ومستوياتها من أجل تحقيق المصالح الفرديةو الجماعية.
ما هي مراحل إدارة المشروعات؟
المشروع عبارة عن سلسلة من الأنشطة التي يتم تنفيذها على مدار فترة زمنية لتحقيق هدف معين حيث أنه وظيفة إدارية مصممة لقيادة أي مشروع في أي مجال من البداية إلى التنفيذ. و يمر أي مشروع، بغض النظر عن طبيعته وحجم نشاطه، بدورة حياة على النحو التالي:
1- التفكير بالمشروع و كيفية إدارة
هذه المرحلة هي المكان الذي تبتكر فيه الفكرة للمشروع نفسه، والبحث من خلالها عن أولوية تلك الفكرة.
2- التخطيط للمشروع
في هذه المرحلة يتحول المشروع من فكرة محددة إلى خطة تسلط الضوء على أهدافها وجميع الأنشطة والخدمات وكذلك الفئات المستهدفة وطرق الاستخدام.
3- رصد الموارد
في هذه المرحلة، بالإضافة إلى تحديد التعيين وإسناد المسؤوليات للأفراد وفرق العمل، يتم أيضًا تحديد الموارد البشرية والمالية اللازمة لتنفيذ المشروع.
4- تنفيذ المشروع
يتم بها تطبيق المشروع والعمل على اداراته بشكل جيد، و كذلك التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح كما هو مخطط له.
كيفية اختيار فكرة مشروع والعمل على مشاركته
يمكن أن يؤدي تحديد الحاجة إلى تحقيق أفكار متعددة إلى الارتباك حيث قد لا تتمكن من تحديد الفكرة الصحيحة للتنفيذ. لمعالجة هذا الموقف، من الضروري تحديد أولويات أفكارك ومستوى أهميتها. يمكن استخدام العوامل التالية من أجل تحديد الفكرة الصحيحة للمشروع:
1- تحديد مدى تحقيق الفكرة لرسالة وأهداف المشروع.
2- تحديد درجة الاستفادة من تنفيذ الفكرة.
3- تحديد مستوى قبول الفكرة لدى الجمهور المستهدف.
4- تحديد الخبرة اللازمة لتنفيذ المشروع.
5- تحديد مدى توافر الامكانات لتنفيذ الفكرة.
6- تحديد تكلفة تنفيذ الفكرة.
بعد اختيار فكرة المشروع يجب عليك شرح الفكرة من خلال إعدادها في ورقة مرجعية للفكرة ومناقشتها مع الشخص الذي يقوم بتنفيذ مشروعك.
كيف تخطط لمشروعك؟
تترجم هذه المرحلة فكرة مشروعك إلى مجموعة من الأنشطة والأهداف التي سيتم تنفيذها، وتنفيذ مهارات التخطيط المعتادة خلال هذه المرحلة. من المهم ربط خطة المشروع بخطته الإستراتيجية لأن المشروع جزء من الخطة الإستراتيجية، مع العلم أنه يمكنك إعداد خطة المشروع بناءً على العناصر التالية:
1- تحديد اسم المشروع
قم بتسمية مشروعك حسب ما تريد تحقيقه وقم بتصميم شعار له.
2- تحديد استراتيجية المشروع
يحدد الإستراتيجية التي سينفذها المشروع بنجاح.
3- تحديد أهداف المشروع
في هذه المرحلة، تحدد أهداف المشروع التي تريد تحقيقها، ويجب أن مؤدية الى استراتيجية مشروعك.
إعداد وصياغة الأهداف لإدارة المشاريع المختلفة
1- يجب أن تكون محددة.
2- قابلة للقياس.
3- قابلة للتنفيذ.
4- أهداف واقعية.
إدارة موارد المشروع
في هذه المرحلة، بالإضافة إلى تخصيص وتجهيز الموارد المالية والمادية اللازمة لمشروعك، يجب عليك أيضًا إعداد الكادر البشري الذي سيقوم بأداء المهام المختلفة للمشروع، على النحو التالي:
أولًا: الموارد البشرية
حدد الوظائف الرئيسية للمشروع بما في ذلك مديري المشروع، والمساعدين والباحثين، وكذلك المحاسبين، والسكرتارية وما إلى ذلك، ويجب أن تسعى جاهدا لتعيين الأشخاص المناسبين لهذه المناصب بدقة.
كما تحدد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، حيث يساعد ذلك في إيجاد الموظفين المناسبين وتعيينهم. من الأفضل أيضًا تحديد مستوى مهارة موظفي المشروع وتزويدهم بمجموعة واسعة من المهارات والخبرات لتحسين مهاراتهم في المشروع. قم بعد ذلك بتطوير نظام وظيفي لمشروعك، حيث يشمل هذا النظام توزيع الأعمال والمهام التي يتعين أداؤها بين الموظفين المتخصصين في تلك الوظيفة.
يجب أن تحقق نظامًا فعالًا من خلال وضع قائمة بالمهام التي يتوقع أن يؤديها كل موظف في المشروع، وهذا ما يسمى وصف الوظيفة، بعد تعيين المهام لهم بناءً على الوصف الوظيفي الخاص بهم. يجب أن تحدد الوقت والجهد المطلوبين لتطبيق الأعمال والمهام المختلفة الموكلة إليهم، وبالتالي تستطيع أن تضع جدولًا محدد للأعمال المخصصة للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب تنفيذها بالوقت والجهد لكي تضمن الإنتاجية والفاعلية للموظفين.
ثانيًا: الموارد المالية، التكنولوجيا، إدارة المعدات
في هذه المرحلة، يتم رصد الأموال والمعدات الخاصة بالمشروع وإعدادها و تقدير الأموال التي ستنفق على المشروع خلال مراحل مختلفة. حدد المعدات التي سيحتاجها موظفوك للعمل في المشروع و ضع ميزانية تقديرية لمساعدتك في تأمين الأموال والتكنولوجيا اللازمة لتنفيذ المشروع