إليك أساسيات ERP :-
أساسيات ERP تصمم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حول خطة بيانات واحدة وموحدة تحتوي عادة على قاعدة بيانات مشتركة. يساعد ذلك على ضمان أن المعلومات المستخدمة عبر المؤسسة موحدة. وتعتمد على تعريفات وتجارب مستخدمين مشتركة. يتم ربط هذه البنيات الأساسية بينيًا بعد ذلك مع عمليات الأعمال التي يحفزها عمليات سير الأعمال عبر أقسام الأعمال.
(على سبيل المثال الإدارة المالية والموارد البشرية والهندسة والتسويق والعمليات)، وهذا من شأنه ربط الأنظمة والأفراد الذين يستخدموها. يمكن القول ببساطة أن تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعتبر أداة لتحقيق التكامل بين الأشخاص والعمليات والتقنيات عبر المؤسسة .
فعلى سبيل المثال:
شركة تصنع السيارات عن طريق شراء قطع الغيار والمكونات من أكثر من مورد. فهي تحتاج إلي نظام :
–لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) من أجل تتبع طلب هذه السلع وشرائها،
وضمان أن كل من مكوناتها في العملية من الشراء حتى الدفع بأكملها يستخدم بيانات موحدة ونظيفة متصلة بعمليات سير العمل المتكاملة في المؤسسة
– لعمليات الأعمال وإعداد التقارير والتحليلات.
– عند نشر نظام لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) بشكل صحيح في شركة تصنيع السيارات
هذه، يتم تحديد المكوّن وهو على سبيل المثال (وسادات الفرامل الأمامية)، بشكل موحد بحسب اسم قطعة الغيار وحجمها والمادة المصنوعة منها ومصدرها ورقم القطعة ورقم قطعة الغيار الخاص بالمورد ورقمها التسلسلي وتكلفتها ومواصفاتها، بالإضافة إلى عدد كبير من العناصر الأخرى الوصفية والقائمة على البيانات. نظرا لأن البيانات هي العصب لكل شركة حديثة.
فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعمل على تسهيل جمع هذه المعلومات وتنظيمها وتحليلها وتوزيعها على كل فرد ونظام يحتاج إليها لأداء دوره ومسؤوليته على أكمل وجه.
– يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا رفع حقول البيانات والسمات هذه إلى الحساب الصحيح في دفتر الأستاذ العام للشركة. بحيث يتم تتبع جميع التكاليف وتمثيلها على نحو صحيح. إذا تمت تسمية وسادات الفرامل الأمامية “الفرامل الأمامية
” في أحد أنظمة البرامج (أو ربما مجموعة من أوراق البيانات)، و”وسائد الفرامل” في نظام آخر، و”الوسائد الأمامية” في نظام ثالث، فسيصعب على شركة تصنيع السيارات معرفة كم النفقات السنوية على وسادات الفرامل الأمامية، وإذا ما كان ينبغي تبديل المورّدين أو التفاوض للحصول على أسعار أفضل.
ومبدأ ERP الأساسي يتمثل في الجمع المركزي للبيانات للتوزيع على نطاق واسع.
وبدلاً من وجود العديد من قواعد البيانات المستقلة مع مستودع لا نهائي يضم أوراق بيانات غير متصلة. تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتنظيم هذه الفوضى حتى يتمكن جميع المستخدمين بدءًا من المدير التنفيذي وانتهاءً بموظفي إدارة الحسابات مستحقة الدفع من إنشاء البيانات نفسها المشتقة خلال العمليات المشتركة وتخزينها واستخدامها.
وباستخدام أحد مستودعات البيانات الآمنة والمركزية، يمكن أن يثق كل فرد داخل المؤسسة بصحة البيانات وتحديثها واكتمالها. ويمكن ضمان تكامل البيانات لكل مهمة تتم داخل المؤسسة، بدءًا من البيانات المالية ربع السنوية وانتهاءً بتقرير المبالغ المستحقة الدفع غير المُسدّدة، دون الاعتماد على أوراق البيانات المعرضة للخطأ .